Règlementation des titres restaurant pour les restaurateurs

Les titres-restaurant, comme le Ticket Restaurant, Chèque Déjeuner ou Pass Restaurant, sont des moyens de paiement populaires parmi les salariés pour couvrir leurs repas. En 2024, ce dispositif continue d'évoluer, notamment en réponse à l'inflation et aux ajustements réglementaires. Pour les entreprises, ces titres représentent un avantage social précieux, permettant aux employeurs de soutenir leurs équipes tout en optimisant les coûts liés à la restauration. Cependant, ils sont soumis à une réglementation stricte qu'il est crucial de bien comprendre. Cet article vous guide à travers les obligations, le fonctionnement, et les avantages des titres-restaurant, en mettant l'accent sur les nouvelles dispositions en vigueur depuis janvier 2024.

Titres-restaurant : qu’est-ce que c’est ?

Les titres-restaurant sont des moyens de paiement destinés exclusivement à l'achat de repas ou de produits alimentaires. Distribués par les entreprises à leurs salariés, ils constituent un avantage social significatif, permettant de couvrir une partie des frais de restauration. Il existe deux principales formes de titres-restaurant : les chèques restaurant papier et les cartes-déjeuner dématérialisées.

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Les chèques restaurant papier

Les chèques restaurant papier, aussi connus sous le nom de tickets restaurant, sont la forme la plus ancienne et la plus répandue de titres-restaurant. Ces chèques sont des coupons physiques remis aux salariés par leur employeur. Chaque chèque a une valeur faciale prédéterminée, utilisable pour régler un repas dans divers points de vente affiliés, comme les restaurants, boulangeries, épiceries, ou supermarchés.

L'un des principaux atouts des chèques restaurant papier est leur simplicité d’utilisation. Les salariés peuvent les remettre directement aux commerçants lors de leurs achats alimentaires, sans besoin de dispositif électronique. Cependant, ces chèques sont soumis à des règles d’utilisation strictes : ils ne peuvent être utilisés que pour des achats alimentaires, avec un plafond quotidien de 25 euros par jour, et sans possibilité de rendre la monnaie. Jusqu'au 31 décembre 2024, une dérogation légale permet d’utiliser les chèques restaurant papier pour acheter tout type de produit alimentaire, qu'il soit directement consommable ou non.

Les cartes-déjeuner

Avec la digitalisation croissante, les cartes-déjeuner dématérialisées sont devenues une alternative moderne et pratique aux chèques restaurant papier. Fonctionnant comme une carte bancaire, ces cartes permettent aux salariés de régler leurs repas de manière électronique, en point de vente physique ou en ligne.

Les cartes-déjeuner offrent plusieurs avantages indéniables. Elles permettent notamment un paiement précis au centime près, supprimant le besoin de gérer la monnaie ou de jongler avec plusieurs chèques pour atteindre le montant exact de l’achat. Ces cartes sont rechargeables, permettant aux salariés de cumuler leur solde non utilisé pour des dépenses futures. De plus, la dématérialisation simplifie la traçabilité des transactions, facilitant ainsi le suivi des dépenses pour les salariés, les commerçants, et les entreprises.

Il existe deux générations de cartes-déjeuner. Les cartes de première génération sont compatibles avec les terminaux de paiement classiques et portent les logos des réseaux de paiement tels que Visa ou Mastercard. Les cartes de seconde génération, utilisant le système Conecs, nécessitent parfois une mise à jour du terminal de paiement électronique pour être acceptées. Elles offrent néanmoins des fonctionnalités avancées et une sécurité renforcée.

Comme pour les chèques restaurant papier, l’utilisation des cartes-déjeuner est soumise à des conditions spécifiques : elles sont valables uniquement pour les achats alimentaires, avec un plafond journalier de 25 euros, et ne peuvent être utilisées que les jours ouvrables, sauf dérogation pour les salariés travaillant les dimanches ou jours fériés. Grâce à ces cartes, les transactions sont rapides et les commerçants bénéficient d’un remboursement automatique sous 48 heures.

Pourquoi accepter les titres-restaurant ?

Accepter les titres-restaurant, comme Ekip, dans votre établissement peut devenir un levier de croissance majeur. Les titres-restaurant, qu'ils soient sous forme de chèques papier ou de cartes-déjeuner dématérialisées, sont utilisés quotidiennement par des millions de salariés pour régler leurs repas. En intégrant ce moyen de paiement, votre entreprise bénéficie d'un afflux de clientèle composé de salariés qui recherchent des solutions pratiques et économiques pour leurs pauses déjeuner.

L’un des principaux avantages pour les restaurateurs est l’augmentation du chiffre d’affaires. Les clients qui paient avec des titres-restaurant sont souvent enclins à dépenser davantage, que ce soit pour atteindre le plafond quotidien de 25 euros ou pour compléter leur repas avec des options supplémentaires. Cette augmentation du panier moyen peut significativement booster vos revenus, surtout dans les zones à forte concentration de bureaux ou de commerces.

De plus, l’acceptation des titres-restaurant renforce l’attractivité de votre établissement. De nombreux salariés choisissent leur lieu de déjeuner en fonction de la possibilité d’utiliser leurs titres-restaurant. En rejoignant le réseau d'acceptation, votre entreprise se positionne comme une option privilégiée pour cette clientèle, améliorant ainsi la fréquentation de votre restaurant, notamment aux heures de déjeuner en semaine.

Enfin, sur le plan de la gestion, l’encaissement des titres-restaurant est simple et sécurisé. Que vous optiez pour les chèques papier ou pour les cartes dématérialisées, les processus de remboursement sont bien établis et garantissent un retour rapide des fonds sur votre compte. En vous affiliant à la CNTR et aux différents émetteurs, votre entreprise bénéficie d’un service fiable qui assure une gestion fluide de ces transactions.

En résumé, accepter les titres-restaurant n’est pas seulement un service additionnel que vous offrez à vos clients, c’est une stratégie gagnante qui peut contribuer à la croissance de votre entreprise et à la fidélisation de votre clientèle.

Conditions pour accepter les titres-restaurant

Pour accepter les titres-restaurant dans votre établissement, certaines conditions doivent être respectées. La première étape est d'obtenir un agrément délivré par la CNTR. Cet agrément est crucial pour s'assurer que votre commerce est autorisé à encaisser ce mode de paiement, qu'il s'agisse de chèques papier ou de cartes dématérialisées.

Pour les restaurateurs, l’obtention de cet agrément est relativement simple, à condition que votre activité principale relève de la restauration traditionnelle, rapide, ou de l'hôtellerie avec service de restauration. Si vous exercez une autre activité alimentaire, comme la vente de fruits et légumes, la boucherie, la boulangerie, ou encore le métier de traiteur, il est également possible d’accepter les titres-restaurant, à condition de justifier la nature de votre activité auprès de la CNTR.

La constitution de votre dossier d’agrément nécessite la soumission de plusieurs documents, tels que l’avis de situation de votre entreprise au Répertoire SIRENE et un extrait récent du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ces documents permettent de vérifier que votre établissement est bien en conformité avec les exigences légales en vigueur.

Une fois votre agrément obtenu, vous devrez vous affilier aux sociétés émettrices de titres-restaurant. Cette affiliation est indispensable pour garantir le remboursement des paiements effectués via titres-restaurant. Les modalités de cette affiliation varient selon l'émetteur, mais impliquent généralement la signature d’un contrat et l’installation des dispositifs nécessaires pour accepter les paiements, notamment la mise à jour de votre terminal de paiement électronique (TPE) pour les cartes de nouvelle génération.

Il est également essentiel de respecter les règles d’utilisation des titres-restaurant imposées par la loi. Par exemple, les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que pour payer des repas ou des produits alimentaires, avec un montant journalier plafonné à 25 euros. De plus, vous n’êtes pas autorisé à rendre la monnaie sur les paiements effectués avec des titres-restaurant.

Procédure d'affiliation et encaissement des titres-restaurant

Pour encaisser les titres-restaurant dans votre établissement, il est nécessaire de suivre une procédure d’affiliation bien définie. Après avoir obtenu votre agrément auprès de la CNTR, la prochaine étape consiste à vous affilier aux sociétés émettrices de titres-restaurant. Cette affiliation est essentielle pour garantir le remboursement des transactions effectuées par vos clients avec ces titres.

• S’affilier aux sociétés émettrices

L'affiliation commence par la sélection des sociétés émettrices avec lesquelles vous souhaitez collaborer. Il existe plusieurs options sur le marché, comme Ekip, Edenred (Ticket Restaurant®), UpDéjeuner, et d'autres. Vous pouvez choisir de vous affilier à une ou plusieurs de ces sociétés, en fonction de vos besoins et des préférences de vos clients.

Pour démarrer la procédure d’affiliation, rendez-vous sur le site web de l’émetteur choisi et suivez les instructions pour vous inscrire. Cela implique généralement la création d’un compte, la fourniture de vos informations professionnelles (dont votre numéro d’agrément CNTR), et la signature d’un contrat. Ce contrat détaille les modalités de remboursement, les commissions appliquées sur les transactions, et les conditions d’utilisation des titres-restaurant.

• Installation et configuration du matériel de paiement

Une fois affilié, il est crucial de s’assurer que votre terminal de paiement électronique (TPE) est compatible avec les cartes de titres-restaurant, surtout si vous souhaitez accepter les titres sous leur forme dématérialisée. Il existe deux générations de cartes : celles avec le logo Visa ou Mastercard, et celles compatibles avec le système Conecs.

Pour accepter ces cartes, vous devrez peut-être mettre à jour votre TPE en contactant votre fournisseur ou en consultant l’émetteur des titres. Cette mise à jour permet de garantir que les transactions sont traitées correctement et que vous êtes remboursé rapidement.

• Encaissement des titres-restaurant

L'encaissement des titres-restaurant peut se faire sous deux formes : papier ou carte dématérialisée. Pour les titres papier, vous devrez les collecter et les envoyer à la société émettrice pour remboursement. Cette procédure est généralement hebdomadaire, et vous recevrez le remboursement par virement bancaire.

Pour les cartes dématérialisées, le processus est plus simple et plus rapide. Lorsqu’un client règle avec une carte titres-restaurant, la transaction est traitée comme n’importe quelle autre transaction par carte bancaire. Les remboursements sont automatiques et apparaissent directement sur votre compte bancaire dans un délai de 48 heures. De plus, les cartes de titres-restaurant permettent à vos clients de payer précisément au centime près, ce qui élimine les tracas liés au rendu de monnaie, interdite sur les titres-restaurant.

• Suivi et gestion des remboursements

Enfin, il est important de bien suivre et gérer vos remboursements. Les sociétés émettrices mettent généralement à disposition un portail en ligne où vous pouvez consulter toutes les transactions effectuées par titres-restaurant, qu’elles soient en papier ou en carte. Cela vous permet de vérifier que vous avez bien été remboursé pour chaque titre accepté, de suivre les paiements en cours, et de gérer vos relations avec les émetteurs.

Et Ekip dans tout ça ?

Ekip est une solution de titre-restaurant qui respecte toutes les réglementations en vigueur, tout en intégrant un engagement fort pour l'environnement. Avec Ekip, bien manger devient enfin accessible, sans compromis entre économies et protection de la planète. Nous offrons jusqu'à 20% de réduction dès qu'un salarié consomme dans un établissement engagé, comme un restaurant végétarien ou un supermarché bio. De plus, chaque paiement avec la carte Ekip contribue à financer des projets d'agriculture durable, soutenant ainsi la transition écologique. Rejoignez-nous pour faire bouger la finance durable et rendre chaque repas plus responsable.